Przewodnik dla przedsiębiorców
Już od 2026 roku każdy przedsiębiorca będzie miał obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To największa zmiana w zakresie fakturowania od lat, dlatego warto zacząć przygotowania już teraz, by uniknąć problemów w przyszłości.
Co to jest KSeF i dlaczego jest tak ważny?
KSeF to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, który służy do wystawiania, przesyłania i przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Tego rodzaju faktura ma ściśle określony format (FA(3)), dzięki czemu dane są jednolite i łatwe do automatycznego przetwarzania.
Dzięki KSeF:
✔️ przedsiębiorca zyskuje potwierdzenie wystawienia i doręczenia faktury,
✔️ znika obowiązek przechowywania dokumentów w firmie – wszystkie faktury są archiwizowane w systemie,
✔️możliwe jest szybsze rozliczanie podatku VAT,
✔️ minimalizuje się ryzyko błędów w dokumentach.
Od kiedy obowiązek?
Ministerstwo Finansów przesunęło termin wdrożenia KSeF:
- 1 lutego 2026 r. – dla największych firm, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł,
- 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.
Do tego czasu wciąż można wystawiać faktury w dotychczasowej formie (papierowe, PDF, systemowe). Jednak po 1 kwietnia 2026 roku jedyną dopuszczalną formą będzie faktura ustrukturyzowana w KSeF.
Co to oznacza dla przedsiębiorców?
Zmiana obejmie wszystkich – od mikroprzedsiębiorców, przez małe i średnie firmy, aż po duże spółki. W praktyce oznacza to konieczność:
- dostosowania programów księgowych i sprzedażowych,
- wdrożenia nowych procedur obiegu dokumentów,
- przeszkolenia pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie.
Już dziś warto korzystać z wersji testowej systemu, aby sprawdzić, jak działa KSeF i jakie zmiany będą konieczne w Twojej firmie.
Dlaczego warto przygotować się wcześniej?
Przesunięcie terminu nie oznacza, że można czekać do ostatniej chwili. Proces dostosowania systemów i procedur bywa czasochłonny, a po wejściu obowiązku zwłoka może oznaczać chaos w fakturowaniu, opóźnienia w rozliczeniach czy nawet sankcje.
Wdrożenie KSeF to także szansa na uporządkowanie dokumentacji, automatyzację wielu procesów i usprawnienie pracy działów księgowych.
💡 Jak możemy pomóc?
Śledzimy na bieżąco zmiany w przepisach i wiemy, jak przygotować firmy do nowych obowiązków. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jakie kroki należy podjąć w Twoim przypadku – skontaktuj się z nami. Razem przygotujemy Twoją firmę do KSeF, tak aby zmiany w 2026 roku przebiegły bez stresu i zbędnych komplikacji.
📩 Zapraszamy do kontaktu – chętnie odpowiemy na Twoje pytania!
Dodaj komentarz